UTSUNOMIYA_NLP研究所

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2021年12月7日 UTSUNOMIYA_NLP研究所

 この記事では自動化を理解するうえでの背景技術と、実際にすぐにでも自動化できる業務を、3選に厳選し記事にしております。


自動化を支える技術と、今すぐ自動化(DX化)できる業務 3選


 記事の対象者は以下の方を想定しております。

  • 自身の担当業務において、何か自動化できる点はないか模索したい方
  • 自動化できそうなポイントとその技術について、俯瞰して理解したい方
  • 自動化の技術的な背景を理解したい方

 結論は以下の通りです。

  • 注目すべき技術は、RPAとWEB技術(特にAPI)
  • RPAはライセンスコストがそれなりにかかる。
  • 自動化できる業務1.エクセルのみで完結している作業
  • 自動化できる業務2.メールのみで完結するタスク(通知・督促 等)
  • 自動化できる業務3.自分以外の誰かから何か情報を受け取り、その処理・集計を行う業務
  • これから新しく対応すべき事項(法改正への対応等)は、技術理解を元に自動化を前提に処理フローを検討すべき。


自動化を支える技術と、今すぐ自動化(DX化)できる業務 3選



注目すべき技術は、RPAとWEB技術(特にAPI)

 自動化するという点においては元来、IT化・システム化することにより、その処理がデータとして蓄積されてきた。
 一方、今の自動化・DX化という文脈はニュース等において、もう一歩踏み込んだ事例をさしているようである。
 著者は特に2つの技術を注目している。それは、RPAとWEB技術(等にAPI)である。
 Saasとして提要されるWEBサービスの普及がさらなるDX化を促進するのは間違いない。その心は、WEBの技術を主体としたサービスが増えたことに伴い、WEB上でAPIという連携窓口を設ければWEBサービスで連携できないものはなくなったといえることで裏付けられる。
 
 RPAの特徴は、アプリケーションを跨いで処理を行える点が強みである。
 元来のシステム化は言語単一でシステムをくみ上げているため、システムが他のアプリケーションに干渉することを想定していないことが多い。
 RPAは画面上でのマウスの操作をプログラム化していくイメージであり、1つの処理が複数のアプリケーションに跨る場合でも対応できる可能性がある。


RPAはライセンスコストがそれなりにかかる。

 RPAが初期投資も含め安価であれば、この技術でいいかもしれないが、残念ながらライセンス料がそれなりにかかる。
 当然、業務内容次第だが、著者が検討いた際の例では、従業員数が100名以上の規模の会社でなければ、投資効果が見合わないのでは考える。
 一方、WINDOWS POWER DESKTOPは基本利用料は無料であり、こちらで対応できる業務範疇であれば、積極的に導入を検討すべきである。
 百聞は一見にしかず、気になる方はすぐにインストールしてさわってみよう。余談だが、素晴らしいアプリケーションであるのは間違いないが、著者は実際に触ってみて今一つ馴染まなかった。
 自身で簡単なスクリプト(プログラム)を書くことで自動化できることが、目の前に多くあるため、優先する気持ちが薄れているのかもしれない。


自動化できる業務1.エクセル(含む、CSVデータ)のみで完結している作業

 結論、こちらは真っ先に自動化を検討したほうが良い。
 自動化の難易度は比較的低く、時間削減効果が最も高い業務であると想定される。
自動化の方法としてはperlやpython等のスクリプト言語か、VBA(マクロ)での処理等で対応可能である。
 学習難易度はどれもプログラムであり、そこそこかかるが、効果は絶大であり、是非部署内に少なくとも1名はプログラムが書ける人材を確保したい。


自動化できる業務2.メールのみで完結するタスク(通知・督促 等)

 こちらもエクセルのみで完結している作業と要旨は同じである。


自分以外の誰かから何か情報を受け取り、その処理・集計を行う業務

 自分以外の誰かから情報を受け取り(入力してもらう等)、それを処理するような業務はWEB技術との相性が極めて良い
 WEB技術は自動化の最たるものであるうえに、前後の処理にエクセルやメールが登場するケースも多い。
 入力数字を集計しエクセルで書き出したり、そのエクセルを誰かにメールで送ることが好例である
 前述したように、エクセルやメール作業は自動化と極めて相性が良い。


これから新しく対応すべき事項(法改正への対応等)は、技術理解を元に自動化を前提に処理フローを検討すべき。

 企業の管理においては日常茶飯事であるが、法改正への対応が契機となることがとても多い。
 法律は時代にあわせて、変更されるため、一度作った業務フローが永劫に使い続けられる訳ではない。
 自動化しても改修・メンテナンスできるのか等は大きなポイントである。
 余談になるが、プログラムを使える方も使えない方もmicrosoft Formsは、是非使って欲しい。このアプリケーションは情報(意見等を含む)を集め、簡易にデータをストックする上では、覚えやすさという点を含め、かなり有用な手段である。

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